המערכת עליה עבדת במשך שבועות רבים כבר עוד מעט באוויר, ועומדת לעבור בדיקות קבלה. השאלה הגדולה כעת היא מי יעשה את בדיקות הקבלה? אתה – התוכניתן שעבד על המערכת או חברה חיצונית מוסמכת? השאלה הזו איננה שאלה רטורית, למרות שהיא בהחלט נשמעת כך. לכאורה זה ברור שחברה חיצונית אמורה לעשות את כל הבדיקות הסופיות שבודקות את המערכת, אבל תתפלאו לשמוע שיש עדיין חברות בהן הבוס הגדול מחליט להקטין ראש, ומאידך גם להקטין את ההוצאות שלו – ולתת למפתח לבצע את בדיקות הקבלה. זו אינה כלל מחמאה למפתח והכרה ב"כישוריו הרבים" אלא בדרך כלל פשוט הנחתה על חשבון זמנו הפנוי של המפתח, מאחר ולעיתים קרובות לוחות הזמנים של פיתוח התוכנה אינן כוללות גם בדיקות קבלה למיניהן. חיסכון בחברה חיצונית עלולה לגרום גם לפשלות מהסוג שלקוחות אינם אוהבים, מאחר ומפתחים לא תמיד מסוגלים או מיומנים, או בעלי כלים מתאימים לערוך בדיקות קבלה בעצמם.
בזמן תהליך בדיקות קבלה לתוכנה חדשה שעומדת לצאת לאור נערך לעיתים תהליך איתור הבעיות מול הלקוח עצמו. בעיות טכניות רבות בתוכנה נחשפות בתהליך זה, חלקן בעיות עתידיות שהמפתח מזהה כ"עלולות לקרות", מכיוון שלעיתים קרובות זו הפעם הראשונה שהתוכנה מוצגת ללקוח, והפעם הראשונה שהיא מופעלת בסביבת עבודה חדשה המושפעת מאינספור גורמים העלולים לשבש את העבודה התקינה. זהו בדיוק השלב בו המומחה לבדיקות קבלה נחשף לצרכים נוספים של מזמין התוכנה, שייתכן שאף הוא עצמו לא מודע להם, צרכים שעלולים להוביל את התוכנה לעומסים, לבעיות שרתים ועוד. זהו גם שלב קריטי שבו מזמין התוכנה יכול, תוך כדי צפייה ושימוש ראשוני במערכת, לבקש בה פיתוחים נוספים, דקה לפני שהמפתח מסיים לעבוד עליה. לעיתים המומחה לבדיקות קבלה מזהה את הצורך בפיתוחים הנוספים האלה לפני מזמין התוכנה, ובמקרה כזה חובתו להתריע בפניו שייתכן ויזדקק למסכים נוספים או ליישומים מסוימים.
