אמנות ניהול הזמן
גינגי פרידמן
זמן הוא המשאב היקר ביותר של המנהל המצוי. מצד אחד כמות הזמן שבידך מוגבלת. איך שלא תהפוך את זה אין לך יותר מ24 שעות ביממה. ואם נניח שאתה גם חייב לאכול, להתפנות ולישון מעט, אז יש לך אולי 18 שעות נטו במקרה הטוב . מאידך הדרישות המוטלות על פרק הזמן המוגבל הזה הן רבות וללא הגבלה. ככל שאתה מצליח יותר, ככל שאתה מתקדם ועולה בדרגה כן עולות הדרישות על זמנך, לכן המטלה הראשונה המוטלת עליך היא לדעת לנהל את זמנך בצורה היעילה ביותר. כן, זמן צריך לנהל. כמו כל משאב אחר. כמו שאתה מנהל את השיווק, הכספים, הייצור וכ"ו וכ"ו. מנהל שאיננו מנהל את זמנו איננו מנהל כלל. הוא מנוהל על ידי אחרים. במקום להוביל הוא מובל על ידי האירועים. ובסוף גם מאבד שליטה.
כדי לנהל את זמנך עליך קודם כל להכניס אותו למשבצות ידועות מראש. משבצת לפגישות עם כפיפים, משבצת לפגישות הנהלה, משבצת לפגישות עם לקוחות, משבצת לפגישות עם ספקים, משבצת לעצמך וכן הלאה. כל משבצת צריכה להיות תחומה במספר דקות נתון. למשל: לפגישות עם עובדים תקצה 10 דקות לכל פגישה. לפגישות עם לקוחות תקצה שעה כך לכל פגישה ופגישה והכלל החשוב מכל הוא לדבוק במסגרות הזמן. ברגע שתיתן לפגישות לגלוש מעבר לזמן המוקצה להן תאבד שליטה ויתחיל הבלגן. את הפגישות עצמן יש לנהל באופן ענייני וישיר. בלי גלישה לרכילויות או לשיחות של מה בכך. כל פגישה צריכה להתחיל כאשר לשני הצדדים ידוע מה מטרתה ועליה להסתיים עם סיכום ברור.
לאחר שמילאת את משבצות הזמן. עליך להחליט ולהכריע בין השיקולים הבאים: מה חשוב ממה, מה דחוף יותר, מה מועיל יותר.
עכשיו, לא נותר לך אלא לסדר את משבצות הזמן בהתאם לשיקולים דלעיל.
מדי פעם צצים אירועים בלתי צפויים הדורשים את זמנך. מותר לך לסטות מהתוכנית המקורית ובלבד שתזיז את המטלות שנדחו למועד חדש קרוב.
לסיכום: מה הופך את ניהול הזמן ממיומנות לאמנות? שאר הרוח.
הכותב הוא מנכ"ל ADMAN החברה למשאבי אנוש לענפי הפרסום, השיווק והתקשורת
